Oppsett av avstemmingsregler i Control

Et sett med avstemmingsregler blir levert med systemet, og vil automatisk bli koplet til kontoene man setter opp. Dersom man vil sette opp egne avstemmingsregler, kan dette gjøres fra menyen Oppsett|Klienter, Avstemmingsregler

Klikk på fanen Avstemmingsregler og deretter på globale regler. Listen av regler på venstre side viser alle regler som er laget i systemet og som kan koples til de ulike kontogruppene.

Avstemmingsregler

Et sett med avstemmingsregler blir levert med systemet, og vil automatisk bli koplet til kontoene man setter opp. Dersom man vil sette opp egne avstemmingsregler, kan dette gjøres fra menyen Oppsett| Klienter

Klikk på fanen Avstemmingsregler og deretter på globale regler. Listen av regler på venstre side viser alle regler som er laget i systemet og som kan koples til de ulike kontogruppene.

Klikk på fanen regelkoplinger. Listen til venstre viser dine kontogrupper. Ved å markere en kontogruppe, vil man under "tilkoblede regler" på høyre side se hvilke regler som er koplet til denne.

Klikk på "ny regelkopling" for å kople en ny regel til din kontogruppe. Dobbelklikk eller maker den ønskede regelen du vil kople til og trykk enter.

Regelen er nå blitt koplet til. Dersom du ønsker å endre rekkefølgen reglene blir kjørt i, markerer du regelen, holder inne CTRL- tasten og flytter regelen ved hjelp av pil opp/ned på tastaturet.

Regelkoder

Regelkoder blir brukt dersom du ønsker å avstemme poster med differanse automatisk

1. Klikk på fanen "regelkoder" for oversikt over hvilke regelkoder som er brukt på de ulike reglene
2. De finnes tre ulike koder/motposttyper som kan benyttes:
   1. Ingen – det blir ikke opprettet noen korreksjonspost ved automatisk avstemming. Dette er standard for alle regler. Dersom man ikke vil avstemme med differanse, skal motposttype være "ingen"
   2. Enkel diff – ved avstemming med differanse vil hver avstemming lage en korreksjonspost
   3. Sum diff – når avstemmingen er ferdig vil programmet opprette en korreksjonspost på summen av all differanse
3. I feltet kontonummer angir man hvilken konto man ønsker å føre differansen på. Fylles ikke ut med motpost, type ingen
4. I feltet bilagsserie angir man hvilken bilagsserie differansen skal føres på. Fylles ikke ut med motpost, type ingen

Opprette ny avstemmingsregel

Om du trenger å sette opp flere regler enn de som følger med programmet som standard, gjøres dette på fanen for "globale regler"

1. Klikk på ny regel
2. Gi regelen et passende navn
3. Du har nå opprettet en tom regel. For å sette opp denne, må du markere regelen, og fylle ut feltene på høyre side av vinduet

Regeltype

Vi har flere regeltyper å velge imellom

1. Enkel mot Enkel – regelen vil forsøke å avstemme en enkelt post på regnskapssiden mot en enkelt post på banksiden
2. Enken mot Sum – regelen vil forsøke å avstemme en enkelt post på regnskapssiden mot en eller flere poster på banksiden. Feltet "Gruppering bank" bør fylles ut
3. Sum mot Enkel – regelen vil forsøke å avstemme en eller flere poster på regnskapssiden med en enkelt post på banksiden. Feltet "Gruppering regnskap" bør fylles ut
4. Sum mot Sum – regelen vil forsøke å avstemme en eller flere poster på regnskapssiden mot en eller flere poster på banksiden. Feltene "Gruppering regnskap" og "Gruppering bank" bør fylles ut

OBS! Reglene Enkel mot Enkel Kunde, Enkel mot Sum Kunde og Sum mot Enkel Kunde blir ikke brukt for bankavstemming!

Feltkopling

Vi kan sette opp 3 typer feltkoplinger

1. Regnskap mot bank – vil avstemme post(er) på regnskapssiden mot post(er) på banksiden. Det vil si at beløpene som skal avstemmes må være like
2. Regnskap mot regnskap – vil avstemme en eller flere poster på venstre side mot andre poster på venstre side. Det vil si at beløp som skal avstemmes må ha motsatt fortegn slik at summen blir null
3. Bank mot bank – vil avstemme en eller flere poster på høyre side mot andre poster på samme side. Det vil si at beløp som skal avstemmes må ha motsatt fortegn slik at summen bir nul
4.  
5. l

Feltrelasjoner 

Når feltkoplingstypen er valgt, må man sette opp hvilke felter som må være like (eller ulike) for at en avstemming skal gjennomføres. Ved å klikke i et bank- eller regnskapsfelt og trykke enter, vil
 man må opp listen over tilgjengelige felt.

Bruk:

1. Dobbelklikk på feltet du ønsker å benytte
2. Du må velge felt både på regnskaps- og banksiden

 
 I kolonnen "=", må du velge relasjonen mellom feltene:

= feltene skal være like<> feltene skal være ulike> feltet til høyre skal være mindre enn venstre felt
< feltet til høyre skal være større enn det venstre felt
>= feltet til høyre skal være mindre eller lik venstre felt
<= feltet til høyre skal være større eller lik venstre felt
*= feltet til høyre inneholder feltet til venstre
 =* feltet til høyre eksisterer i feltet til venstre

For å legge inn flere felt som regelen skal sjekke på, trykker man pil ned på tastaturet når regnskaps- eller bankfeltet er i fokus.

Datoavvik - $(DateDeviation) og $(AmountDeviation)

Ved automatisk avstemming kan man sette verdien for datoavvik og beløpsavvik. Dersom regelen din skal benytte seg av disse verdiene, må man legge inn hhv $(DateDeviation) eller $(AmountDeviation) i regelen.

Figuren til nedenfor viser en regel som tar hensyn til datoavviket brukeren har tastet inn. Med et 3 dagers datoavvik, vil man kunne avstemme en post i regnskapet som er 3 dager større eller 3 dager mindre enn datoen på bankposten:

Det kan taes ut data fra feltet ved bruk av substring.

SubString(#(Transaksjonsinfo),1,3)

I eksempel over taes det ut pos. 1 til 3.

Gruppering regnskap og bank

Dersom en bruker SUM i regeltype må der det brukes SUM settes et felt for gruppering. f.eks. har en SUM mot ENKEL regel, og legger inn EnclosureNo (bilagsnummer) i feltet for Gruppering regnskap, vil regelen prøve å avstemme alle poster med likt bilagsnummer i regnskap mot en enkelt post i banken (postene må selvsagt også oppfylle de andre kriteriene til regelen). Her kan det grupperes på flere felter.

Bekreftelse

Bekreftelse betyr at en ikke setter postene til Avstemt, men «Til godkjenning». For å få de avstemt må en velge "Til godkjenning" i vinduet for åpne poster, for deretter å bekrefte disse til Godkjent. Først da settes statusen til Avstemt.

Standard for…

I boksen "Standard for", kan man velge at en regel skal automatisk legges til nye kontogrupper. Vil du f.eks. at en regel skal være standard for alle bankavstemmingskontoer, velger du bank.
 Det samme gjør du for andre typer avstemminger.

Regnskaps- og bankfiltre

Med disse filtrene kan man ytterligere begrense hvilke transaksjoner regelen skal prøve å avstemme. F.eks. bare transaksjoner med positive beløp, eller transaksjoner med transaksjonsinfo som begynner med OCR i teksten.

Ved å sette opp filtrering her vil reglene kjøre raskere og man får "fjernet" poster som kan hindre summeringsregler i å slå til.

Regelmenyen

Når man høyreklikker på en regel, kommer det frem en regelmeny

Ny regel – oppretter tom regel
Endre regelnavn – lar deg endre navnet på regelen
Dupliser regel – lager en kopi av regelen
Kople til alle kontogrupper – setter regelen på alle kontogrupper
Kople fra aller kontogrupper – fjerner regelen fra alle kontogrupper
Slett regel – sletter regelen
Eksporter regler – lar deg eksportere en eller flere regler i en XML- fil
 Importer regler – lar deg importere en XML- fil med avstemmingsregler

Eksempler på avstemmingsregler

1. Regelen vil avstemme alle positive regnskapsposter på en gitt dato mot en enkel føring i banken, som har transaksjonsreferanse lik *90000000, dersom datoen på banktransaksjonen ikke er mer enn 3 dager forskjellig fra regnskapspostene:
    
2. Regelen avstemmer poster på regnskapssiden med lik dato og motsatt beløp (legg til merke regnskapsfeltet på høyre siden. Beløpet skal avstemmes mot likt beløp, men med motsatt fortegn). Denne regelen vil f.eks. avstemme en tilbakeføring i regnskapet dersom denne er gjort på samme dato: